Trong bài trước chúng ta đã tìm hiểu về cách thức tạo các Mailbox cũng như gởi mail qua lại giữa các User này. Tuy nhiên trên thực tế đôi khi với cùng một nội dung thư nhưng ta lại có nhu cầu gởi đến hàng chục thậm chí hàng trăm nhân viên trong công ty chúng ta
Vì vậy việc Click chọn từng User để Add vào To hoặc gởi thứ tự từng Email cho từng User thì quá mất công chính vì thế chúng ta phải tạo các Group để chứa các Mailbox này cũng tương tự như việc ta tạo Group trong Active Directory user and computers vậy. Nhưng thực sự trong Exchange có gì khác biệt chúng ta cùng tìm hiểu sau đây.
Cũng tại Recipient Configuration bạn nhấp phải vùng trống chọn New Distribution Group
Với Distribution Group chúng ta có 2 dạng đó là Distribution Group và Sercurity Group nhưng trong bài này chúng ta chỉ tìm hiểu về Distribution Group mà thôi, giả sử ta tạo 2 Group mang tên Kinh Doanh và Ky Thuat chẳng hạn.
Màn hình sau khi tạo các Distribution Group thành công
Tiếp tục double click vào Group Kinh Doanh chọn Tab Members và Add các Mailbox gccom1 và gccom2 vào. Tương tự cho Group Ky Thuat bạn Add các Mailbox gccom3 và gccom4 vào
Bây giờ tại MOO tôi Logon vào gccom1 và tạo một mail mới
Đến đây thay vì gccom1 có nhu cầu gởi email cho gccom3 & gccom4 thì chỉ cần chọn Group Ky Thuat mà thôi
Tôi soạn một mail với Subject là Mail 2 gởi cho Group Ky Thuat
Logon vào gccom3 và gccom4 thấy nhận mail tốt
Đến đây chúng ta thấy quả là dễ dàng để gởi mail cho hàng trăm người cùng một lúc. Tuy nhiên nó vẫn tồn tại những trở ngại đáng lo lắng hãy thử tưởng tượng xem trong công ty bạn có hàng trăm nhân viên và việc chuyển một vài nhân viên nào đó từ bộ phận Kinh Doanh sang Ky Thuat là chuyện thường xuyên.
Chuyện không có gì đáng nói nếu ta vào Group Kinh Doanh mà xóa bớt User đó ra và sang Group Ky Thuat thêm User đó vào, tuy nhiên làm như thế thì quá cực nhọc vậy tại sao ta không ứng dụng Dynamic Distribution Group của Exchange để di chuyển các Mailbox một cách tự động
Với Dynamic Distribution Group Exchange sẽ dựa vào thuộc tính đặc trưng nào đó của một User mà xếp vào Group tương ứng
Như vậy trước tiên tôi phải thêm các giá trị đặc trưng cho từng User giả sử:
gccom1 & gccom2 làm việc tại chi nhánh Tiền Giang và tôi có nhu cầu add các Mailbox này chung một Dynamic Distribution Group mang tên Chi nhanh Tien Giang. Vậy tại thuộc tính riêng của từng User tôi phải gán cho họ giá trị đặc trưng là Tien Giang chẳng hạn.
Tương tự cho gccom3 và gccom4 làm việc tại chi nhánh Hồ Chí Minh nên tôi sẽ tạo một Dynamic Distribution Group mang tên Chi nhanh Ho Chi Minh. Vậy tại thuộc tính riêng của từng User tôi phải gán cho họ giá trị đặc trưng là Ho Chi Minh.
Tại màn hình Recipient Configuration bạn double click vào từng User chọn Tab Address and Phone nhập giá trị đặc trưng vào ô State/Province với gccom1 và gccom2 là Tien Giang
Tương tự cho gccom3 và gccom4 là Ho Chi Minh
Tiếp đến tôi tạo các Dynamic Distribution Group bằng cách nhập phải vào Recipient Configuration chọn New Dynamic Distribution Group
Tại ô Name tôi nhập Chi nhanh Tien Giang
Tại màn hình Conditions chọn Recipient is in a State or Province (bởi vì trước đó ta đã đặt thuộc tính của các User theo State/Province)
Nhấp vào link specified
Add từ khóa Tien Giang vào. Bạn chú ý từ khóa này chính là giá trị đặc trưng của các User và phải trùng khớp với các từ khóa mà bạn từng Add cho các User
Tương tự cho Dynamic Distribution Group Chi nhanh Ho Chi Minh
Tiếp đến bạn double click vào Dynamic Distribution Group Chi nhanh Tien Giang chọn Tab Conditions chọn Preview
Bạn thấy xuất hiện 2 Mailbox gccom1 & gccom2 mặc dù trước đó ta không hề làm thao tác Add 2 Mailbox này vào Group này. Tương tự ta sẽ thấy kết quả tương ứng cho Dynamic Distribution Group Chi nhanh Ho Chi Minh
Bây giờ giả sử sau một thời gian làm việc gccom1 được chuyển công tác đến Chi nhanh Ho Chi Minh và chúng ta cần phải đưa Mailbox của gccom1 sang Dynamic Distribution Group chi nhanh Ho Chi Minh.
Tuy nhiên ta chỉ cần làm một thao tác rất đơn giản đó là vào thay lại giá trị đặc trưng của gccom1 từ Tien Giang sang Ho Chi Minh là xong
Bây giờ ta kiểm tra bằng cách double click vào Dynamic Distribution Group Chi nhanh Ho Chi Minh chọn Tab Conditions chọn Preview
OK kết quả thành công
Bây giờ ta test thử xem gởi Email thế nào tại gccom1 tôi sẽ gởi mail cho Dynamic Distribution Group Chi nhanh Ho Chi Minh
Với một Email có Subject là Mail 3
Test thành công. gccom1 cũng nhận được chính Email của nó vì nó thuộc Dynamic Distribution Group Chi nhanh Ho Chi Minh
OK mình vừa trình bày xong phần Create Group in Recipient Configuration của Exchange Server 2007 trong 70-236 của MCSA.