Như các bạn đã biết với Exchange & MOO để gởi mail thay vì phải nhập địa chỉ Mail người nhận vào mục TO thì chỉ cần nhập nút TO cửa sổ Select Names sẽ liệt kê toàn bộ danh sách các Mailbox tồn tại trên hệ thống.
Tuy nhiên nếu trong hệ thống chúng ta tồn tại đến hàng nghìn Mailbox thì việc lựa chọn một Email nào đó là cực kỳ khó. Như vậy chúng ta cần có một giải pháp là làm sao khi vào đây chỉ liệt kê những Mailbox nào đó mà ta muốn vì thực tế một số Mailbox thậm chí chẳng bao giờ chúng ta có nhu cầu gởi Mail cho họ cả.
Trong bài tôi lấy ví dụ như sau:
- gccom1, gccom2 thuộc phòng Kinh Doanh và làm việc tại Tiền Giang họ chỉ có nhu cầu gởi Mail cho các Mailbox cùng phòng ban hoặc cùng chi nhánh Tiền Giang mà thôi.
- Tương tự cho gccom3 & gccom4 thuộc phòng Kỹ Thuật và làm việc tại Hồ Chí Minh họ chỉ có nhu cầu gởi Mail cho các Mailbox cùng phòng ban hoặc cùng chi nhánh Hồ Chí Minh.
Như vậy tôi đặt thuộc tính cho các User này như sau:
- gccom1, gccom2: State/Province: Tien Giang
- gccom3, gccom4: State/Province: Ho Chi Minh
- gccom1, gccom2: Department: AAA
- gccom3, gccom4: Department: BBB
Tiếp đó tôi sẽ tạo các Group tương ứng để Add các User này vào bằng cách nhấp phải vào vùng trống trong Recipient Configuration chọn New Distribution Group
Chọn thuộc tính là Security và đặt tên cho Group
Như vậy trong bài tôi sẽ tạo 2 Group là Kinh Doanh và Ky Thuat, bạn phải đảm bảo rằng các Group này đều là Security Group
Add gccom1, gccom2 vào Group Kinh Doanh, gccom3 & gccom4 vào Group Ky Thuat
Tiếp đến tạo một Database mới mang tên GC Com Co (Xem lại bài Storage Group)
Sau đó Move các User gccom1, gccom2, gccom3, gccom4 sang Database GC Com Co này
Tiếp theo tôi sẽ tạo các Address List sao cho:
- Address List Tien Giang: chỉ chứa các User Mailbox có thuộc tính State/Province là Tien Giang
- Address List Ho Chi Minh: chỉ chứa các User Mailbox có thuộc tính State/Province là Ho Chi Minh
Nhấp chọn Mailbox trong Organization Configuration chọn tiếp Tab Address Lists
Nhấp phải chọn New Address List
Đặt tên cho Address List
Tại cửa sổ Conditions chọn Recipient is in a State or Province và Add từ khóa Tien Giang và đây (Xem lại bài EX Group)
Tương tự cho Address List Ho Chi Minh
Trở lại màn hình Address Lists sẽ thấy xuất hiện 2 mục mới là:
Tien Giang Address List
Ho Chi Minh Address List
Logon vào gccom1 nhấp soạn Mail mới và click nút To sẽ thấy trong Address Book sẽ xuất hiện thêm 2 mục mới đó là Ho Chi Minh & Tien Giang
Chú ý:
Với bài này chúng ta không thể truy cập các Mailbox bằng Profile được mà phải Logoff và Logon vào lại với User tương ứng thì mới xem được kết quả tốt.
Click chọn Ho Chi Minh sẽ thấy chỉ hiển thị các Mailbox có thuộc tính State/Province là Ho Chi Minh mà thôi
Tương tự tại Tien Giang sẽ thấy chỉ hiển thị các Mailbox có thuộc tính State/Province là Tien Giang mà thôi
Tuy nhiên trong Global Address List lại hiển thị tất cả các User Mailbox. Như vậy vô tình khi bật hộp thoại Select Names lên Windows phải tải tất cả User Mailbox tồn tại trong Database vào đây, vì vậy tôi không muốn danh sách này hiển thị nữa bằng cách ngăn cấm các Group truy cập vào Default Global Address List.
Bật Exchange Power Shell lên nhập lệnh
1 | Add-ADPermission -Identity "Default Global Address List" -User "Kinh doanh" -AccessRights Genericall -Deny |
Làm tương tự cho Group Ky Thuat
Bây giờ Logon vào gccom1 sẽ thấy khi truy cập vào Global Address List hiện màn hình thông báo lỗi
Tiếp theo tôi sẽ tạo các Global Address List mới sao cho:
Với các User Mailbox có thuộc tính Department là AAA
- Kinh Doanh Global Address List: chỉ chứa các User Mailbox có thuộc tính Department là AAA
Với các User Mailbox có thuộc tính Department là BBB
- Ky Thuat Global Address List: chỉ chứa các User Mailbox có thuộc tính Department là BBB
Bật Exchange Power Shell lên nhập
1 | New-GlobalAddressList -Name "Kinh Doanh" -IncludedRecipients MailboxUsers -ConditionalDepartment "AAA" |
Và nhập lệnh cập nhật cho Global Address List mới tạo cho Group Kinh Doanh
1 | Update-GlobalAddressList -Identity "Kinh Doanh" |
Làm tương tự cho Ky Thuat Global Address List
Vào lại Address Lists sẽ thấy xuất hiện thêm 2 Global Address List mới là Kinh Doanh và Ky Thuat
Bây giờ Logon vào gccom1 sẽ thấy khi truy cập vào Global Address List chỉ hiển thị các User Mailbox có thuộc tính Department là AAA
Như vậy với việc tạo các Address List như trên sẽ giúp ta tìm kiếm User Mailbox của một ai đó một cách nhanh chóng và hiệu quả
Tuy nhiên các Address List này chỉ nằm trực tiếp trên máy Exchange Server mà thôi khi ta mở MOO thì nó sẽ kết nối với Exchange và tải danh sách này về. Chính vì thế khi ta sử dụng máy bên ngoài mạng công ty sẽ không thể có được danh sách các địa chỉ Email này chẳng hạn khi bạn làm việc tại nhà.
Chính vì thế ta cần tạo một Offline Address Book để dùng trong trường hợp này
Vào lại Mailbox trong Organization Configuration chọn tiếp Tab Offline Address Book
Nhấp phải chọn New Offline Address Book
Ví dụ tôi tạo một Offilne Address Book cho các User Mailbox có thuộc tính State/Province là Tien Giang
Nhấp Browse để chọn máy Exchange Server
Nhấp chọn lựa chọn Include the following address lists và chọn Add
Chọn Tien Giang
Màn hình sau khi hoàn tất
Trong Distribution Points chọn Enable public folder distribution
Tại màn hình Offline Address Book nhấp phải vào Tien Giang chọn Update để cập nhật danh sách
Trở lại màn hình Mailbox trong Server Configuration chọn GC Com Co Database nhấp phải chọn Properties
Chọn tiếp Tab Client Settings trong Offline Address Book nhấp Browse
Chọn Tien Giang
Như vậy ta đã hoàn tất việc Set cho Offline Address Book cho các User Mailbox có thuộc tính State/Province là Tien Giang
Logon vào gccom1 mở MOO lên vào Tool -> Send/Receive -> Download Address Book
Chọn OK
Bây giờ tôi sẽ tiến hành ngắt kết nối MOO với Exchange đồng nghĩa với việc tôi đang làm việc bên ngoài hệ thống công ty
Chọn File chọn tiếp Work Offline
Và bạn phải đảm bảo rằng Logo Exchange bên góc phải MOO phải báo là Offline
Vào lại Select Names sẽ thấy Address Book hiển thị thêm mục Tien Giang nữa mục này chính là Offline Address Book mà ta vừa mới tạo
OK mình vừa trình bày xong phần Address List của Exchange Server 2007 trong 70-236 của MCSA.