Như chúng ta vẫn thường làm là gởi email đến một người nào đó và mời họ đi họp vào ngày, giờ, địa điểm đã định trước nhưng công việc này sẽ trở nên khó khăn hơn khi chúng ta đang làm việc trong một môi trường mà có đến hàng nghìn nhân viên.
Hãy thử tưởng tượng xem công ty chúng ta có nhiều phòng ban và có duy nhất một hội trường chuyên dành riêng cho hội họp mà thôi. Và tôi với tư cách là trưởng phòng Kỹ thuật có nhu cầu triệu tập hàng trăm nhân viên kỹ thuật đến họp tại đây vào ngày mai.
Tuy nhiên tôi không thể biết rằng cùng thời điểm mà tôi dự định triển khai cuộc họp của mình thì anh trưởng phòng Kinh doanh cũng có nhu cầu triệu tập các nhân viên của anh ta họp tại đây. Như vậy vấn đề phát sinh là chúng ta phải có công tác quản lý như thế nào để không thể xảy ra các xung đột như trên.
Với Room Mailbox của Exchange Server sẽ giúp ta giải quyết vấn đề này.
Đầu tiên tôi phải tạo một phòng họp cho riêng mình bằng cách nhấp phải vào Recipient Configuration chọn New Mailbox
Chọn lựa chọn Room Mailbox
Đặt tên cho Room này là Phong Hop – Nguyen và User logon name là phonghopnguyen
Màn hình sau khi hoàn tất
Tiếp đến ta phải gán lệnh để thực hiện Calendar trên Room này bằng cách vào Start -> Programs -> Microsoft Exchange Server 2007 -> Exchange Management Shell
Trong cửa sổ Exchange Management Shell nhập lệnh
Bây giờ tôi sẽ trong tư cách là gccom1 có nhu cầu triệu tập cuộc họp vì vậy tôi sẽ gởi mail đến các User khác yêu cầu họ tập trung về hội trường để họp
Tại màn hình MOO của gccom1 chọn File -> New -> Meeting Request
Tại mục To bạn chọn như sau:
Required gccom2 & gccom3: bắt buộc gccom2 & gccom3 phải đi họp
Optional gccom4: mời gccom4 nhưng không mang tính bắt buộc
Resources Phong Hop – Nguyen: thuộc tính họp sẽ nằm trong Room Phong Hop – Nguyen
Và tiếp theo tôi chỉ định thời gian sẽ diễn ra cuộc họp là từ 9h30-> 11h30 ngày 23/12/2008 chẳng hạn.
Sau khi gởi xong gccom1 sẽ nhận được một email hồi đáp từ Exchange đồng ý tạo phòng họp này
Các User gccom2, gccom3, gccom4 đều nhận được Email của gccom1 mời họp. Giả sử gccom2 sẽ đi họp nên anh ta sẽ nhấp nút Accept để đồng ý
Tiếp tục chọn Send the response now
Tuy nhiên do gccom4 vì lý do nào đó nên anh ta không thể đi họp được vì vậy tại Email mời họp của gccom1 anh ta chọn Decline
Chọn tiếp Edit the response before sending để cho gccom1 biết lý do không đi họp được
Sau đó nhập nội dung lý do của mình và gởi đi
Lúc này gccom1 sẽ nhận được các Email từ gccom2, gccom3 đã đồng ý và với Email của gccom4 hiển thị nội dung mà anh ta viện lý do không đi được
Trở lại gccom2 nhấp chọn Calendar chúng ta sẽ thấy nội dung cuộc họp sẽ được tự động đưa vào lịch cá nhân của gccom2 với thời gian và phòng họp được ghi rõ
Bây giờ giả sử gccom4 cũng có nhu cầu triệu tập cuộc họ cho riêng mình và cũng tại hội trường công ty (chính là Phong Hop – Nguyen) và anh ta thực hiện lệnh mời như sau:
Required gccom2 & gccom3: bắt buộc gccom2 & gccom3 phải đi họp
Optional gccom1: mời gccom1 nhưng không mang tính bắt buộc
Resources Phong Hop – Nguyen: thuộc tính họp sẽ nằm trong Room Phong Hop – Nguyen
Và thời gian cuộc họp sẽ diễn ra là từ 11h-> 11h30 ngày 23/12/2008 chẳng hạn. Nghĩa là sẽ đụng giờ với cuộc họp mà gccom1 từng tạo trước đó.
Ngay lập tức gccom4 sẽ nhận được một Email phản hồi từ Exchange Server thông báo là bị đụng giờ với gccom1 rồi.
Lúc này trở lại gccom2 vào Calendar sẽ thấy xuất hiện thêm cuộc họp mà gccom4 vừa mời và tùy theo điều kiện thực tế mà gccom2 có lựa chọn cho riêng mình nên dự cuộc họp nào
OK mình vừa trình bày xong phần Room Mailbox in Recipient Configuration của Exchange Server 2007 trong 70-236 của MCSA.