Trao đổi với tôi

www.hdphim.info OR www.chepphimhdtv.com

5/11/17

[Word], [Excel], Lập hợp đồng lao động-Dùng mail merge trong word kết hợp với excel

Lập hợp đồng lao động-Dùng mail merge trong word kết hợp với excel

Xin phép tạo topic này tại đây, dành cho các bạn làm công tác nhân sự, kế toán có tài liệu tham khảo. Mọi trao đổi thêm, đề nghị viết bài vào Khu vực Tin học mở rộng 

Bài đã viết tại đây : http://webketoan.vn/forum/showthread.php?p=542814#post542814

Tạo Mail Merge trong MS Word 2003
Mail merge ở đây được hiểu là một cách link dữ liệu từ các ô trong bảng tính Excel ra Word

Một tài liệu mail merge (trộn) bao gồm:
+ Tạo một tài liệu Word bất kỳ - Main Document (tài liệu chính): là tài liệu *.doc đã soạn thảo
+ Tạo file excel *.xls bất kỳ (có thể dùng file kèm theo) - Data Source (nguồn dữ liệu): là file *.xls

Bài viết này nhằm phục vụ cho việc lập hợp đồng lao động hằng loạt.

1.- Chuẩn bị dữ liệu – tạo dữ liệu bằng excel
2.- Chuẩn bị 1 tập tin word (tham khảo hợp đồng lao động mẫu đính kèm)
-------
1.- Chuẩn bị dữ liệu – tạo dữ liệu bằng excel
Dữ liệu trong excel – tiêu đề phải được đặt trên hàng đầu. (Dòng “Row” 1). Không có dòng trống trên tiêu đề. 

[​IMG]

Giả sử, ta có các cột dữ liệu sau : (Cố gắng đặt tên tiêu đề dễ nhớ)
A1 : TT, 
B1 : hoten, 
C1 : namsinh (Kiểu dữ liệu : date)
D1 : CMND (Kiểu dữ liệu : Text)
E1 : nghenghiep
F1 : nguyenquan
G1 : diachi
H1: ngaybatdauvaolam (*)
I1: ngayketthucthuviec (*)
J1: ngayketthuchopdong (*)
K1: sothangthuviec (**)
L1 : sonamhopdong (**)
M1 : mucluong
N1 : mucluong1

Chú ý :
(**) : Nhập vào cột : số tháng thử việc và số năm hợp đồng 
K2 ….Kn : sothangthuviec (**)
Giả sử hợp đồng lao động thử việc 2 tháng thì nhập vào các dòng tương ứng số 2 hoặc 1 tháng nhập vào số 1
L2….Ln : sonamhopdong (**)
Giả sử hợp đồng lao động ký 1 năm thì nhập vào các dòng tương ứng số 1 (1 năm) hoặc 2 (2 năm) nhập vào số 2

Từ các cột K2….Kn và L2….Ln sẽ cho kết quả của : 

H2…..Hn : ngaybatdauvaolam (*)
I2……In : ngayketthucthuviec (*)
J2……Jn : ngayketthuchopdong (*)

Kết quả tính toán này được thực hiện bởi hàm =edate (Sử dụng trong Add-ins bởi : Analysis ToolPak)

[​IMG]

2.- Chuẩn bị 1 tập tin word (tham khảo hợp đồng lao động mẫu đính kèm)

Phần tiếp theo vui lòng xem file hướng dẫn đính kèm.
http://webketoan.net/uploadfiles/0va6zqnuq7xgoom.rar
http://webketoan.net/uploadfiles/c0czr64b0r4xzj6.rar



Còn tiếp,

Tôi xin chân thành chuyển lời cám ơn Quý Thầy, anh chị diễn đàn giải pháp excel (giaiphapexcel.com) đã trợ giúp bài viết này

2.- Chuẩn bị 1 tập tin word (tham khảo hợp đồng lao động mẫu đính kèm)

+ Để khởi động Microsoft Word 2003, bấm đúp chuột vào trên Microsoft Office Word 2003 biểu tượng trên màn hình nền của bạn, hoặc vào trình đơn Bắt đầu và chọn Programs> Microsoft Office> Microsoft Office Word 2003.

+ Chọn View --> Toolsbars --> Mail merge

[​IMG]

Mở tập tin hợp đồng lao động mẫu và lần lượt làm theo các bước sau :
Bước 1 : Chọn Tools --> Letters and Mailing --> Mail Merge (Xem Hình 1)

Bước 1.1 : Chọn Letters --> Click vào next : Starting document – thực hiện tiếp bước 2 (Xem Hình 1.1)

Bước 2 : Chọn Use the current document --> chọn next : Select recipients (Xem Hình 2)

Bước 3 : Chọn Use an existing list. Xong bấm browse --> Chỉ đến file nguồn cần trộn vào văn bản này (Ví dụ file nguồn có tên : DSnhanvien.xls được đặt tại thư Mục C:\My Documents\Mail Merge ) (Xem Hình 3, 3.1, 3.2,3.3, 3.4)

Bước 4 đến bước 6 : Lần lượt Chọn các mục cần đưa trộn vào văn bản more items (Xem hình minh họa)

Sau đó, ta lưu lại tập tin này và ta có thể lần lượt in các tài liệu này ra. 


[​IMG]
Hình 1
Bước 1 : Chọn Tools --> Letters and Mailing --> Mail Merge (Xem Hình 1)



[​IMG]

Hình 1.1

Bước 1.1 : Chọn Letters --> Click vào next : Starting document – thực hiện tiếp bước 2 (Xem Hình 1.1)


[​IMG]

Hình 2
Bước 2 : Chọn Use the current document --> chọn next : Select recipients (Xem Hình 2)

Bước 3 : Chọn Use an existing list. Xong bấm browse --> Chỉ đến file nguồn cần trộn vào văn bản này (Ví dụ file nguồn có tên : DSnhanvien.xls được đặt tại thư Mục C:\My Documents\Mail Merge )

[​IMG]


Rồi lần lượt thực hiện theo các hình 3.1, 3.2, 3.3, 3.4


[​IMG]

Hình 3.1 ---> Chọn Use an existing list. Xong bấm browse (Xem tiếp hình 3.2)​


[​IMG]

Hình 3.2 : Mở file nguồn cần trộn vào văn bản. Già sử file nguồn đặt tại ổ đĩa thư mục sau : C:\My document\Mail merge\dsnhanvien.xls. Xem tiếp hình 3.3 và 3.4​


[​IMG]

Hình 3.3​


Hình 3.4​


[​IMG]

Còn tiếp

Bước 4 đến bước 6 : Lần lượt Chọn các mục cần đưa trộn vào văn bản more items (Xem hình minh họa)

Di chuyển con trỏ đến lần lượt các mục (Items) như sau : 
TT ---> xong bấm Insert và close

Cứ thế làm lần lượt cho các mục còn lại để trộn vào văn bản như : hoten, namsinh, CMND, nghenghiep, nguyenquan, diachi, ngaybatdauvaolam ,
ngayketthucthuviec, ngayketthuchopdong , sothangthuviec, sonamhopdong, mucluong1


[​IMG]

Hình 4.1 và hình 4.2
TT ---> xong bấm Insert và close

Hoten ---> xong bấm Insert và close

Namsinh ---> xong bấm Insert và close

CMND ---> xong bấm Insert và close
…….
......
Hình 4.2​


[​IMG]


Chọn hết các mục (items) chuyển tiếp sang step 5 và step 6

Qua step 5, nếu bạn ưng ý rồi thì Bấm Next sang Step 6, chọn Print để in luôn còn không thì bấm Edit individual letter để soạn thảo file thành phẩm. Chọn All trong hộp Merge to New documents để trộn toàn bộ danh sách đã làm.


Sau đó, ta lưu lại tập tin này và ta có thể lần lượt in các tài liệu này ra. 

Ta có thể kiểm tra lại các vùng đã mail merge chưa, bằng cách nhấn phím Atl + F9 (Tổ hợp phím này có chức năng ON/OFF)

[​IMG]

Chú ý thêm : 

Mọi trường/vùng (fields) ngày tháng

Các vùng ngày tháng năm, do nhiều máy định dạng kiểu dữ liệu vùng ngày tháng năm khác nhau như : (mm/dd/yyyy) hoặc (dd/mm/yyyy) 
Đối với mail merge nó cũng “cứng đầu” gây phiền toái ít nhiều đến người sử dụng, ta xử lý nó như sau :

Cách 1 : 

Cú pháp cho field dạng date time là:
{MERGEFIELD "NamSinh" \@ "dd/MM/yyyy"}

Xin đọc thêm bài này : http://www.giaiphapexcel.com/forum/showpost.php?p=54320&postcount=28

Cách 2: nhập ngày tháng theo dạng text, có dấu '


Các vùng số : Trước khi dùng mail merge thì ta chuyển các số trong excel sang text hết rồi mới lầy dữ liệu qua. 

Ứng dụng hàm fixed()
http://www.giaiphapexcel.com/forum/showpost.php?p=46832&postcount=9
(ứng dụng hàm =fixed cho cột N - Mucluong1 vào file dsnhanvien để trộn văn bản)

Ví dụ: như cột M có tên là mucluong
Ta sẽ cho thêm 1 cột N có tên là mucluong1.
Sau đó dùng công thức cho cột N như sau =FIXED(M2,0) 
Lần lượt copy công thức này xuống các dòng còn lại.

Nếu không muốn dùng cột N trung gian và muốn thêm đơn vị tiền tệ ở phía sau bằng cách gõ thêm vào.

Ví dụ: như cột M có tên là mucluong
Ta có thể ghi vào trong file HDLDMau ở Mức lương chính hoặc tiền công như sau : 

Quay lại bước 4 ta chọn vùng Insert là mucluong, xong Dùng Alt+F9 xong ta thực hiện thêm chèn thêm \# "#,###.00 đồng" 
ở giữa { MERGEFIELD “mucluong”}

Xem cách chèn như sau :
{ MERGEFIELD \# "#,###.00 đồng" “mucluong”}

Ta sẽ có kết quả như sau ---> 1,717,600.00 đồng

[​IMG]

Tôi xin chân thành chuyển lời cám ơn Quý Thầy, anh chị diễn đàn giải pháp excel (giaiphapexcel.com) đã trợ giúp bài viết này qua các bài :

+ Xử lý hàm ngày tháng như thế nào ? http://www.giaiphapexcel.com/forum/showthread.php?t=22442
Qua bài viết này, hiểu thêm việc ứng dụng và cài AnalysisToolPak Addin vào Excel để sử dụng hàm =EDATE 

+ Excel's Text Functions - Các hàm xử lý văn bản và chuỗi By Mr. BNTT 
http://www.giaiphapexcel.com/forum/showpost.php?p=46832&postcount=9
(ứng dụng hàm =fixed cho cột N - Mucluong1 vào file dsnhanvien để trộn văn bản)

Các bài của các website đọc thêm :

  1. + Các thao tác cơ bản với Word 2003 (Phần cuối) - http://tip4pc.com/word2k3-end/
  2. + USING MAIL MERGE IN WORD 2003 FOR THE PC
    http://www.wellesley.edu/Computing/Office03/MailMerge03/mailmerge03.html
  3. + Sử dụng Mail Merge - MICROSOFT WORD 2007
    http://cuocsongso.thanhnien.com.vn/Product/Pages/200921/20090521161826.aspx


Cơ sở pháp lý để lập hợp đồng lao động :

- Các văn bản pháp luật hiện hành : Luật lao động, Luật BHXH, Luật BHYT, Luật thuế TNCN


- Thông tư số: 21/2003/TT-BLĐTBXH ngày 22 tháng 09 năm 2003 của BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI về việc Hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 44/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng 05 năm 2003 của Chính phủ về hợp đồng lao động


- Thông tư số: 17 /2009/TT-BLĐTBXH ngày 26 tháng 5 năm 2009 của BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Sửa đổi, bổ sung một số điểm của Thông tư số 21/2003/TT-BLĐTBXH ngày 22 tháng 9 năm 2003 hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 44/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng 5 năm 2003 của Chính phủ về hợp đồng lao động


Chú ý : bài hướng dẫn Lập hợp đồng lao động-Dùng mail merge trong word kết hợp với excel cùng các files mẫu DSnhanvien.xls, HDLDMau.doc, Tron van ban 1.doc. Các bạn có thể load từ bài 1 do anh Thanh Nam, đã upload lên.

Chúc tất cả thành công,

Thân

No comments:

Post a Comment