Trang web KẾ TOÁN TỔNG HỢP BẰNG MS ACCESS
này nhằm mục đích hướng dẫn những người làm công tác kế toán dễ dàng
tạo một ứng dụng bắng hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access để lưu trữ các
số liệu kế toán phát sinh, xử lý và ra các sổ, báo cáo có nội dung và
hình thức theo các quy định hiện hành.
Với
các kiến thức về MS Access chúng ta có thể làm một phần mềm kế toán mà
không cần phải có các dòng lệnh lập trình vì Access có các công cụ mạnh
và thân thiện với người sử dụng bằng hình thức đồ họa để lưu dữ liệu, xử
lý và điều khiển như: bảng (tables), bảng hỏi (queries), biểu mẫu
(forms), biểu báo (reports), tập lệnh (macros). Nếu cần xử lý các vấn đề
phức tạp, ví dụ như đổi số ra chữ thì mới cần viết các các câu lệnh
trong các thủ tục (procedures) và lưu trong các tập chương trình
(modules).
Nội dung gồm hai phần:
Phần 1: Tổ chức dữ liệu và giao diện điều khiển
Phần 2: Sổ sách và báo cáo kế toán
Phần
1 có 6 chương hướng dẫn cách tạo các bảng, biểu mẫu và biểu báo liên
quan đến các dữ liệu gốc. Ngoài ra có chương hướng dẫn cách tạo bảng
điều khiển để thi hành các chức năng của phần mềm.
Chương 1: Tạo các bảng dữ liệu gốc
gồm các bảng danh mục như: danh mục khách hàng, danh mục tài khoản,
danh mục hàng hóa, danh mục tài khoản công nợ khách hàng…và các bảng lưu
dữ liệu từ các chứng chứng từ gốc: phiếu thu, phiếu chi, chứng từ ngân
hàng, phiếu nhập hàng hóa, phiếu xuất hàng hóa, phiếu nhập hàng trả lại,
phiếu xuất hàng trả người cung cấp, chứng từ ghi sổ, chứng từ kết
chuyển. Mỗi lọai chứng từ có 2 bảng là một bảng chính và một bảng chi
tiết.
Chương 2: Tạo các biểu mẫu dữ liệu gốc
để xem và nhập dữ liệu vô các bảng gốc. Đối với các bảng danh mục thì
chỉ cần một biểu mẫu liên kết với bảng tương ứng như bảng Danh mục khách
hàng thì có biểu mẫu Danh mục khách hàng, bảng Danh mục tài khoản có
biểu mẫu Danh mục tài khoản…Đối với các bảng chứng từ như Phiếu thu,
Phiếu chi… thì cần phải tạo 2 biểu mẫu: biểu mẫu chính liên kết với bảng
chính và biểu mẫu phụ liên kết với bảng chi tiết, sau đó đưa biểu mẫu
phụ vô biểu mẫu chính, qua đó có thể nhập hay xem số liệu liên quan đến
mỗi chứng từ.
Chương 3: Tạo màn hình điều khiển
để có một giao diện trên đó có thể chọn kỳ báo cáo, thực hiện tất cả
các chức năng của phần mềm kế tóan như: mở các biểu mẫu chứng từ để xem
và nhập liệu, mở các sổ và báo cáo kế tóan để theo dõi và in ra, thực
hiện một nghiệp vụ kế tóan như kết chuyển danh thu-chi phí vào cuối
tháng…
Chương 4: Tạo thêm các chức năng tự động cho các biểu mẫu
để khi nhập dữ liệu vô một chứng từ như Phiếu thu thì số thứ tự trong
tháng sẽ được ghi tự động vô ô Số chứng từ, người nhập dữ liệu không
phải nhớ số thứ tự để nhập vô từ bàn phím. Hoặc khi chọn một mã khách
hàng thì tên khách hàng và mã số thuế sẽ được ghi vô.
Chương 5: Tính giá xuất hàng bằng phương pháp chọn đích danh lô hàng xuất. Nếu chọn theo thứ tự thời gian nhập thì đây chính là phương pháp nhập trước xuất trước.
Khi chọn lô hàng còn tồn kho để xuất thì đơn giá của lô hàng đó sẽ được
trích, tính thành tiền và ghi vô ô đơn giá vốn và thành tiền giá vốn
của mặt hàng xuất.
Chương 6: In chứng từ và các bảng danh mục
sẽ tạo các biểu báo (reports) để in các chứng từ gốc như Phiếu thu,
Phiếu chi, chứng từ ngân hàng, phiếu nhập hàng… và các bảng danh mục như
Danh mục khách hàng, Danh mục tài khoản…
Phần 2 gồm 12 chương để xử lý số liệu ban đầu đã nhập vô các bảng, sau đó cho thể hiện ra các sổ và các báo cáo kế toán.
Chương 7: Tổng hợp dữ liệu sẽ
dùng các bảng hỏi bổ sung (append queries) để chuyển dữ liệu ban đầu từ
các bảng chứng từ riêng lẻ vô một bảng duy nhất Temp_PhatSinhCanDoi.
Bảng này chứa các dữ liệu tổng hợp để từ đó ra các sổ như: Sổ nhật ký
chung, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiển gởi ngân hàng, Sổ chi tiết tài khoản, Sổ
chi tiết công nợ, Bảng cân đối tài khoản, Bảng cân đối công nợ. Ngoài
ra bảng Temp_PhatSinhCanDoi cũng cung cấp số liệu để sau này sẽ tạo các
bút toán kết chuyển tự động doanh thu và chi phí vô tài khoản 911 và sau
đó vô 4212. Nếu trong các bảng gốc có ghi thêm mã chi phí, mã lưu
chuyển tiền tệ cho các bút toán thì bảng Temp_PhatSinhCanDoi cũng cho ra
bảng Phân tích chi phí hay báo cáo Lưu chuyển tiền tệ.
Chương 8: Tạo sổ nhật ký chung gồm biểu mẫu để xem và biểu báo để in ra. Sổ thể hiện tất cả các bút toán có định khỏan phát sinh trong kỳ báo cáo.
Chương 9: Tạo Sổ quỹ tiền mặt thể hiện số dư đầu kỳ, các bút toán liên quan tài khoản tiền mặt 111 phát sinh trongkỳ và số dư cuối kỳ.
Chương 10: Tạo Sổ tiền gởi ngân hàng thể hiện số dư đầu kỳ, các bút toán liên quan tài khoản tiền gởi ngân hàng 112 phát sinh trongkỳ và số dư cuối kỳ.
Chương 11: Tạo Sổ chi tiết tài khoản theo dõi số dư đầu kỳ, các bút toán trong kỳ liên quan một tài khoản bất kỳ và số dư cuối kỳ.
Chương 12: Tạo số liệu theo dõi công nợ
rút trích và xử lý các bút toán công nợ liên quan các tài khỏan 131,
141, 331, 1388, 3388 từ bảng Temp_PhatSinhCanDoi để cung cấp số liệu cho
Sổ chi tiết công nợ và và Bảng cân đối công nợ.
Chương 13: Tạo Sổ chi tiết công nợ theo dõi các tài khoản công nợ 131, 141, 331, 1388, 3388 và mỗi khách hàng.
Chương 14: Tạo Bảng cân đối công nợ
thể hiện số dư đầu kỳ, tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có trong
kỳ và số dư cuối kỳ của từng khách hàng đối với mỗi tài khoản công nợ.
Các số dư đầu kỳ và cuối kỳ của khách hàng được thể hiện hai bên Nợ-Có
riêng lẻ, không cấn trừ nhau.
Chương 15: Kết chuyển Doanh thu-Chi phí và khấu trừ thuế GTGT
hướng dẫn cách tạo các bút toán kết chuyển tự động từ các tài khoản về
doanh thu và chi phí vô tài khoản 911, sau đó kết chuyển tiếp từ tài
khoản 911 vô tài khoản 4212. Tiếp theo sẽ đối chiếu số dư kỳ trước và số
phát sinh trong kỳ của TK thuế GTGT đầu vào (1331) với các số phát sinh
của TK thuế GTGT đầu ra (3331) để tạo bút toán kết chuyển khấu trừ thuế
GTGT.
Chương 16: Tạo Bảng cân đối tài khoản thể hiện số
dư đầu kỳ, tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có trong kỳ và số dư
cuối kỳ của mỗi tài khoản. Riêng số dư của các tài khoản công nợ được
thể hiện hai bên Nợ-Có.
Chương 17: Tạo Bảng cân đối kế toán hướng dẫn cách thiết kế bảng cân đối kế toán theo mẫu ban hành ngày 14/09/2006
Hy
vọng trang web sẽ từng bước cung cấp một số phương pháp giúp những
người làm kế toán tạo được một phần mềm hiệu quả để quản lý các số liệu
phát sinh hàng ngày. Mọi góp ý của độc giả đều được hoan nghênh.
Trong khi thực hành nếu có trở ngại xin liên lạc:
Email: ketoanaccess@yahoo.com
Link https://sites.google.com/site/ketoanvoiaccess/home
